Alcoholvergunning regelen voor een fondsenwervend evenement

Je organiseert een leuk evenement om geld op te halen voor een goed doel. Een borrel met een biertje of een glaasje wijn – dat maakt het allemaal nog gezelliger, toch?

Maar wacht even: mag je eigenlijk gewoon alcohol schenken of verkopen zonder vergunning?

Nee, dat mag niet zomaar. Gelukkig hoef je je daar geen zorgen over te maken zolang je de regels kent. En die ga ik je uitleggen. Zo kom je gebotst uit de administratie en kan je je focussen op wat echt telt: een geslaagd evenement organiseren.

Waarom heb je een alcoholvergunning nodig?

Simpel gezegd: in Nederland mag je alcohol niet zomaar verkopen of zelfs schenken aan het publiek zonder de juiste vergunning. Dit geldt ook voor fondsenwervende activiteiten, ook al is het voor een goed doel. De overheid wil voorkomen dat er losjes wordt omgegaan met alcohol, vooral als het om geld gaat of als er veel mensen op afkomen.

Voorheen heette dit de Drank- en Horecavergunning, maar tegenwoordig praat men eerder van een alcoholvergunning.

Deze vergunning is verplicht als je alcohol verkoopt of zelfs schenkt tijdens een openbaar evenement. En ja, ook al doneer je de opbrengsten aan een goed doel – je moet eraan voldoen.

Wanneer moet je een alcoholvergunning aanvragen?

De kortste versie: als je alcohol verkoopt of schenkt aan bezoekers tijdens een evenement dat openbaar of semi-openbaar is, dan heb je een vergunning nodig. Denk aan: Belangrijk detail: het maakt niet uit of je winst maakt of dat het puur voor een goed doel is.

• Een benefietconcert of -avond
• Een sporttoernooi met een borrel
• Een markt of braderie met verkoop van drank
• Een quiz of spelavond waarbij je consumpties verkoopt

Zodra je alcohol aanbiedt aan derden tijdens een evenement, gelden de regels. Als je een privéfeest organiseert met alleen vrienden en familie – zonder entree of openbare toegang – dan valt dat buiten de vergunningverplichting. Maar zodra het evenement toegankelijk is voor het bredere publiek, of als er geld wordt gevraagd voor consumpties, dan moet je wél een vergunning hebben.

Wat als je alleen binnen je eigen kring drank aanbiedt?

Hoe vraag je een alcoholvergunning aan?

Je dient je aanvraag in bij jouw gemeente. Elke gemeente heeft een eigen proces, maar over het algemeen gelden de volgende stappen:

1. Check de website van jouw gemeente – daar vind je meestal een formulier en uitleg over welke documenten je moet meesturen.
2. Dien de aanvraag ruim van tevoren in – minimaal 14 dagen voor het evenement, maar eerder is beter. Sommige gemeentes vragen zelfs 4 tot 6 weken van tevoren.
3. Vul alle gegevens correct in – denk aan de locatie, het aantal verwachte bezoekers, de duur van het evenement en wie verantwoordelijk is voor de alcoholverkoop.
4. Betaal de aanvraagkosten – die verschillen per gemeente, maar reken op een bedrag tussen de €25 en €100.

Na goedkeuring van de benodigde vergunningen voor jouw evenement, ontvang je een tijdelijke alcoholvergunning die specifiek geldt voor jouw evenement.

Die moet je tijdens het evenement zichtbaar ophangen op de locatie.

Leeftijdscontrole: geen uitzonderingen

Dit is echt cruciaal: je mag géén alcohol verkopen of schenken aan iemonger onder de 18 jaar. Geen enkele uitzondering.

Ook niet als ze er volwassen uitzien, ook niet als hun ouders er toezicht op houden. Als je twijfelt over iemands leeftijd, vraag dan om een identiteitsbewijs. Paspoort, rijbewijs of legitimatiebewijs – alles mag. Weiger je dat niet uit angst voor ongemakken.

Want als je toch alcohol verkoopt aan een minderjarige, loop je risico op een boete of zelfs het tijdelijk intrekken van je vergunning. En hier wordt het nog serieuze: als een volwassene alcohol van jou koopt en die aan een minderjarige geeft, is dat strafbaar.

Jij kunt daar ook voor worden aangesproken als ondernemer of organisator. Dus zorg dat je helder communiceert: “Hier geldt 18+ – geen uitzonderingen.”

Tips voor een goede leeftijdscontrole

• Train je vrijwilligers of medewerkers om altijd te controleren bij twijfel.
• Plak duidelijke bordjes: “Alleen verkoop aan 18+ – ID verplicht.”
• Gebruik polsbandjes of stickeraanduidingen om volwassen bezoekers te herkennen.

Extra aandachtspunten voor fondsenwervers

Omdat je evenement gericht is op fondsenwerving, zijn er nog een paar dingen waar je op moet letten:

Verkoop vs. schenken

Verkoop je alcohol tegen betaling? Dan is een alcoholvergunning verplicht. Schenk je het gratis aan bezoekers (bijvoorbeeld bij een inkom)?

Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid

Dan hangt het af van de gemeente of dat ook onder de vergunningverplichting valt. Sommige gemeentes rekenen gratis schenken alsnog als “verstrekking” en eisen dan och een vergunning.

Alternatieven overwegen

Dus informeer altijd bij jouw gemeente. Als organisator draag je verantwoordelijkheid voor wat er op jouw evenement gebeurt.

Dat geldt ook voor de alcoholconsumptie. Zorg dat je duidelijke afspraken maakt over hoeveel iemand kan drinken, of je een systeem hebt voor consumptiechecks, en of er alternatieven zijn (zoals alcoholvrije opties). Overweeg om ook alcoholvrije opties aan te bieden. Niet iedereen drinkt alcohol, en sommige mensen kiezen ervoor om dat niet te doen. Door een goed assortiment alcoholvrije drankjes aan te bieden, maak je je evenement toegankelijk voor iedereen – en dat kan je opbrengst juist verhogen.

Samenvatting: doe het goed, doe het netjes

Een fondsenwervend evenement organiseren met alcohol? Heel goed mogelijk – mals je de regels volgt.

Vraag op tijd een alcoholvergunning aan bij jouw gemeente, controleer altijd de leeftijd, en communiceer duidelijk met je team en bezoekers. Zo voorkom je problemen en kan je je richten op wat echt belangrijk is: geld ophalen voor een goed doel. En onthoud: de regels bestaan niet om je tegen te werken, maar om iedereen veilig en gezellig te houden. Doe het goed, en je evenement wordt een succes – zonder narigheid achteraf.