Je hebt het geregeld. De sponsoring is binnen, het evenement is een succes, en nu?
▶Inhoudsopgave
Nu komt het belangrijkste onderdeel dat de meesten vergeten: de bedankbrief. Want hier gaat het niet om een vriendelijkheidje. Hier gaat het om je relatie met een sponsor versterken, zodat ze volgend jaar — en het jaar daarna — weer ja zeggen. Een goede bedankbrief is geen formaliteit. Het is je beste salespitch voor de toekomst.
Waarom een bedankbrief naar sponsors sturen (en waarom e-mail niet genoeg is)
Je denkt misschien: stuur gewoon een e-mail. Snel klaar, kost niks.
Maar precies daar zit het probleem. Een sponsor ontvangt tientallen e-mails per dag. Die verdwijnt tussen de rest.
Een fysieke bedankbrief daarentegen? Die pakt iemand uit een stapel post.
Die blijft liggen op een bureau. Die wordt door meerdere mensen gezien.
Uit onderzoek blijkt dat handgeschreven of gepersonaliseerde brieven een hogere respons- en retentiepercentages hebben dan digitale berichten. In de wereld van sponsoring draait alles om relaties. En relaties bouw je door op te vallen — op een positieve manier.
Wanneer stuur je de bedankbrief?
Timing is alles. Stuur de brief binnen 48 tot 72 uur na afloop van het evenement of project.
Niet een week later. Niet als je het even hebt. Binnen drie dagen. Waarom zo snel? Omdat het enthousisme nog vers is.
De sponsor heeft net het resultaat gezien, de energie voelt nog, en jij sluit het af met een persoonlijk bericht. Dat maakt indruk.
Heb je meerdere sponsors? Maak een planning. Noteer per sponsor wanneer je wat belooft (bijvoorbeeld een social media post, een logo op de website, een vermelding in het programmaboekje), en zorg dat de bedankbrief daarop aansluit. Als je belooft dat je het aantal bezoekers deelt, doe dat dan ook écht in de brief.
Wat zet je in een bedankbrief? De vijf must-haves
1. Begin met een persoonlijke aanpak
Geen "Geachte heer/mevrouw". Geen standaardtekst. Noem de persoon bij naam.
2. Vertel wat hun bijdrage heeft opgeleverd
Als je contactpersoon Peter is, schrijf dan "Beste Peter". Klinkt simpel, maar je zou verbaasd zijn hoeveel organisaties dit nog steeds verkeerd doen. Personaliseer ook de rest: verwijs naar wat zij specifiek hebben bijgedragen.
Niet "bedankt voor de sponsoring", maar "bedankt voor de financiële steun die het mogelijk maakte om het podium te realiseren". Sponsors willen weten wat hun geld of middelen oplevert. Geef concrete cijfers.
3. Voel de dankbaarheid — en maak het specifiek
Hoeveel bezoekers waren er? Hoeveel media-aandacht kreeg het evenement?
Hoeveel keer was het logo zichtbaar? Bijvoorbeeld: "Dankzij jullie steun hebben we dit jaar 2.500 bezoekers mogen verwelkomen, een groei van 30% ten opzichte van vorig jaar." Cijfers spreken. Ze bewijzen waarde. Zeg niet alleen "bedankt". Leg uit waarom je dankbaar bent.
4. Een tastbaar bewijs toevoegen
"Zonder jullie steun hadden we het gedeelte voor jongeren niet kunnen organiseren, en dat was juist het hart van ons evenement." Dit laat zien dat je de sponsoring niet ziet als een transactie, maar als een partnerschap. Voeg iets fysieks toe aan de brief.
Een foto van het evenement waar hun logo op te zien is. Een screenshot van de social media post met vermelding. Een klein printje van het programmaboekje.
5. Een blik op de toekomst
Dit maakt het concreet en geeft de sponsor het gevoel dat hun investering écht zichtbaar is geweest.
Eindig niet alleen met bedanken. Eindig met een vooruitblik. "We hopen ook volgend jaar weer met jullie samen te werken" is een begin, maar beter is: "We zijn al bezig met de planning voor 2025 en zouden jullie graag als partner betrekken. Ik neem binnenkort contact op om de mogelijkheden te bespreken." Zo verander je een bedankbrief in een uitnodiging.
Wat je beter niet doet
Er zijn ook dingen die je absoluut moet vermijden. Schrijf geen brief die eruitziet als een sjabloon.
Vermijd vage zinnen als "we waarderen jullie steun enorm" zonder uitleg waarom. En beloof nooit meer dan je na kunt komen — als je zegt dat je een rapport met bereik stuurtdan moet dat ook écht gebeuren.
Ook: stuur geen bedankbrief die alleen maar gaat om jezelf. "Wij hebben een geweldig evenement georganiseerd" is niet waar het om draait. Draai het om. Gebruik een goed evenementverslag om sponsors te overtuigen van wat zij concreet mogelijk hebben gemaakt.
Handgeschreven, gedrukt, of digitaal?
De beste aanpak is een combinatie. Stuur een formele, opgemaakte brief per post — met daarin een korte handgeschreven notitie erbovenop.
Dat laat zien dat je de moeite hebt genomen. Als je echt geen fysieke brief kunt sturen, zorg dan voor een goed ontworpen PDF of een gepersonaliseerde e-mail met beeldmateriaal.
Maar wees eerlijk: een e-mail blijft een e-mail. De fysieke brief wint altijd. Merken zoals Optimalprint bieden trouwens leuke opties om je bedankbrief extra persoonlijk te maken, bijvoorbeeld met gepersonaliseerde foto's of ontwerpen. Een leuke touch die sponsors zich herinnert.
Het geheim van een goede bedankbrief
Het is geen geheim dat de meeste organisaties sponsors werven, het evenement draaien, en daarna stil worden. Dat is precies waar jij het verschil kunt maken door te begrijpen wat sponsors verwachten van een lokaal evenement.
Een bedankbrief is geen extraatje. Het is de basis van een langdurige relatie.
Sponsors die zich gewaardeerd voelen, komen terug. Sponsors die in de vergetelheid raken, zoeken elders. Dus neem de tijd om te zorgen dat sponsors volgend jaar weer meedoen.
Schrijf iets waar je zelf trots op zou zijn als je het ontving. Want uiteindelijk draait sponsoring om één ding: mensen die in jouw project geloven. Laat hen weten dat die geloof niet misplaatst was.