Stel: je organiseert een fantastisch evenement. De zaal zit vol, de sfeer is geweldig, en dan krijg je een mailtje van een leverancier die zegt: "Geen geld, maar ik geef je wel tweehonderd flesjes wijn." Wat doe je daarmee?
▶Inhoudsopgave
En belangrijker nog: hoe zorg je dat dit soort donaties in natura niet voor een administratieve nachtmerrie zorgen? Donaties in natura komen vaker voor dan je denkt. Vooral bij evenementen.
Een lokale bakker die taarten levert, een drukker die affiches maakt, een bloemist die de zaal opvrolijkt. Het is fantastisch voor je budget, maar als je het niet goed verwerkt in je administratie, wordt het een rommeltje. Laten we het daar eens goed over hebben.
Wat zijn donaties in natura eigenlijk?
Een donatie in natura is simpel gezegd een schenking in plaats van geld. Iemand levert een product of dienst zonder dat jij ervoor betaalt.
Denk aan catering, decoratie, technische apparatuur, drank, catering, of zelfs een locatie die gratis ter beschikking wordt gesteld.
Het is geen cadeau in de klassieke zin, het is een zakelijke transactie zonder geldstromen. En precies daar zit het punt. Ook al gaat er geen geld heen of weg, voor je boekhouding is het net zo'n transactie als elke andere.
Je moet het registreren, je moet het waarderen, en je moet weten wat de fiscale gevolgen zijn. Anders loopt het snel uit de hand.
Waarom donaties in natura zo lastig zijn voor je administratie
Het probleem is dat de meeste evenementsoftware en boekhoudpakketten primair zijn gebouwd om geld te verwerken. Facturen, betalingen, bankmutaties, dat soort dingen. Maar wat doe je als er geen factuur komt omdat er geen geld overgaat?
Waar boek je een honderdtal gratis biertjes in? En hoe verwerk je dat in je resultaatrekening?
Veel organisaties lossen dit op met Excel-tabellen naast hun systeem. Of ze verwerken het gewoon niet.
Beide opties zijn problematisch. Excel naast je systeem betekent dubbele invoer, fouten en een onoverzichtelijke situatie. En niet verwerken betekent dat je een deel van je evenementkosten gewoon onzichtbaar blijft. Terwijl die informatie juist goud waard is.
De juiste waarde vaststellen: hoeveel is een donatie echt waard?
Dit is waar het echt begint. Elke donatie in natura moet je waarderen tegen de marktwaarde. Niet tegen wat het jou kost (want dat is nul), maar tegen wat je er normaal voor zou betalen.
Die fles wijn die je gratis krijgt? Die staat niet op nul euro in je boekhouding.
Die staat op de prijs die je zou betalen in de winkel. Waarom is dit zo belangrijk?
Omdat je anders een vertekend beeld krijgt van je evenementkosten. Stel je organiseert een evenement van tienduizend euro, maar je krijgt drieduizend euro aan donaties in natura. Dan zijn je werkelijke kosten drieduizend euro, maar staat er tienduizend euro in je boekhouding.
Dat maakt het lastig om te bepalen of je evenement daadwerkelijk rendabel was.
Goed om te weten: voor de btw gelden er specifieke regels. In veel gevallen is er geen btw verschuldigd bij een zuivere schenking, maar als er een tegenprestatie aan gekoppeld is, bijvoorbeeld vermelding op je website of een tafel op je evenement, kan het anders liggen. Check de regels voor belasting en btw bij fondsenwerving altijd even met je boekhouder of adviseur.
Hoe verwerk je donaties in natura in je systeem?
De beste aanpak is om donaties in natura net zo te behandelen als een reguliere inkoop, maar dan met een paar aanpassingen. Maak in je evenementadministratie een aparte categorie aan voor donaties in natura.
Registreer het product of de dienst, noteer de marktwaarde, en koppel het aan het juiste kostenplaats of budgetregel.
Als je werkt met software zoals Eventbrite, Ticketdesk, of een specifiek evenementenpakket, kijk dan of je een notitieveld of custom property kunt gebruiken om donaties te taggen. Sommige organisaties maken een fictieve factuur aan van nul euro met daarin wel de omschrijving en waarde van de donatie. Zo blijft alles binnen één systeem en hoef je niet naast je eigen software te werken.
Belangrijk: bewaar altijd bewijsstukken. Een bevestiging van de schenker, een foto van de geleverde goederen, een mailtje waarin de afspraak staat. Niet omdat je verwacht dat de fiscus aankomt, maar omdat je gewoon goed zaken doet.
De fiscale kant: wat mag je aftrekken?
Voor de organisator geldt: donaties in natura die je ontvangt, zijn in principe geen aftrekbare kosten. Het is daarom goed om het fiscale verschil tussen giften en opbrengsten te begrijpen, aangezien je immers geen geld hebt uitgegeven.
Maar de schenker aan de andere kant kan onder voorwaarden wel een btw-vrijstelling of aftrek claimen, afhankelijk van de situatie en de juridische vorm van de schenker. Als je zelf schenkt aan een ANBI-instelling, dan gelden er weer andere regels. Je kunt de waarde van je schenking in natura onder voorwaarden meenemen in je jaaropgave.
Maar dan moet je wel kunnen aantonen wat de werkelijke waarde is.
Dus die marktwaarde die we net bespraken? Die is niet alleen belangrijk voor je eigen administratie, maar ook voor de ontvangende partij.
Tips om het simpel te houden
Ten slotte een paar praktische tips die het leven een stuk makkelijker maken. Maak vooraf afspraken.
Bespreek met je leveranciers en sponsors duidelijk wat er wordt geschonken en wat de waarde is.
Leg het vast in een simpel overzicht of zelfs een informele overeenkomst. Hoe duidelijker het afspreekt, hoe minder discussie achteraf. Gebruik één systeem voor alles.
Niet Excel plus je boekhouding plus je evenementsoftware. Kies één plek waar je alles vastlegt en zorg dat iedereen die meewerkt daar ook bij kan. En als laatste: wees transparant. Of je nu een klein verenigingsfeest organiseert of een groot festival, open een aparte bankrekening voor je goede doel en wees transparant over donaties in natura; dat maakt je organisatie betrouwbaarder.
Sponsors, donateurs en partners waarderen het als ze zien dat je professioneel omgaat met hun bijdrage.
Ook al was die bijdrage geen geld. Donaties in natura zijn een cadeau. Zorg ervoor dat je ze netjes in verpakt.