Je organiseert een evenement. Super! Maar hoe zorg je ervoor dat alles veilig en soepel verloopt? Een belangrijk onderdeel is het informeren van de politie en BOA’s (Buitengewoon Opsporingsambtenaren) over je evenement.
▶Inhoudsopgave
Want laten we eerlijk zijn: je wilt toch geen onaangename verrassingen op de dag zelf?
In dit artikel lees je precies wanneer en hoe je dat het beste kunt doen — met duidelijke stappen, praktische tips en een flinke dosis realisme.
Waarom is het belangrijk om politie en BOA’s te informeren?
Stel je voor: er is een druk festival in jouw stad, maar niemand heeft de politie of lokale handhavers ingelicht. Wat gebeurt er dan?
Mogelijk ontstaat er chaos bij binnenkomst, parkeerproblemen, lawaai of zelfs een incident waar niemand op voorbereid is.
Juist daarom is vooraf samenwerking cruciaal. BOA’s en de politie hebben elkaar nodig om openbare orde en veiligheid te waarborgen. BOA’s zijn vaak werkzaam voor de gemeente en houden zich bezig met toezicht op lokale regels, zoals de APV (Algemene Plaatselijke Verordening).
Denk aan parkeercontroles, overlastbestrijding of controle op vergunningen. De politie daarentegen heeft een bredere rol bij opsporing en noodhulp. Door hen tijdig te informeren, voorkom je miscommunicatie, versterkingen kunner reeds ingezet worden, en kun je samen afspraken maken over bijvoorbeeld toegangswegen, noodgevlakken of communicatielijnen. Kortom: het maakt jouw evenement veiliger én professioneler.
Wanneer moet je contact opnemen?
Het antwoord is simpel: zo vroeg mogelijk. Maar wat betekent dat concreet?
Voor grote evenementen (meer dan 500 bezoekers) adviseren de meeste gemeenten en politiedistricten om minimaal 8 tot 12 weken vooraf een deugdelijk verkeersplan voor de dorpskern op te stellen en contact op te nemen.
Voor kleinere evenementen (onder de 500 personen) is vaak 4 tot 6 weken voldoende — mits je alles goed voorbereidt. Let op: sommige gemeenten hebben eigen richtlijnen. In sommige gevallen moet je een evenementenvergunning aanvragen, en daarbij hoort automatisch een melding aan politie en brandweer.
Wat als je evenement kleiner is?
Controleer daarom altijd de kosten en voorwaarden voor gemeentegrond op de website van jouw lokale gemeente of neem rechtstreeks contact op met de afdeling openbare orde. Zelfs bij een klein straatfeest of een lokale inzamelingsactie is het verstandig om de politie en/of BOA’s te informeren. Niet omdat ze per se aanwezig moeten zijn, maar omdat ze er rekening mee kunnen houden in hun planning. En wie weet kan het zelfs leiden tot een extra patroon rondom jouw evenement!
Hoe informeer je politie en BOA’s?
Geen zorgen, je hoeft geen juridisch document te schrijven. Maar wel duidelijk en volledig communiceren.
1. Basisgegevens van je evenement
- Naam van het evenement
- Datum(s) en tijdslot (inclusief opbouw en afbraak)
- Exacte locatie (met eventuele alternatieven bij weersomstandigheden)
- Aantal verwachte bezoekers
2. Risico’s en maatregelen
Hieronder vind je de essentiële onderdelen die je altijd moet delen: Denk na over mogelijke risico’s: drukte, geluid, alcoholverkoop, verkeerssituatie, kinderen aanwezig? En leg uit welke maatregelen je treft: beveiliging, EHBO-posten, vluchtwegen, communicatiemiddelen.
3. Contactpersoon
Geef altijd één duidelijk aanspreekpunt op — met telefoonnummer en e-mailadres. Iemand die op de dag zelf bereikbaar is en beslissingsbevoegd.
4. Wensen of vragen
Heb je specifieke wensen? Zoals een politiebijstand bij de entree, of een BOA die toeziet op het parkeerterrein? Zeg het gewoon. Samenwerking begint met helder communiceren.
Praktische tips voor een soepele samenwerking
Een paar gouden regels om het proces makkelijker te maken:
- Bewaar alles schriftelijk: ook als je telefonisch contact hebt, stuur daarna een bevestiging per e-mail.
- Betrek lokale partners: denk aan buurtschappen, sportverenigingen of zorginstellingen die mogelijk last kunnen hebben van geluid of drukte.
- Plan een overlegmoment: bij grotere evenementen is een voorafgaand overleg met politie, BOA’s en brandweer goud waard.
- Denk aan de nasleep: ook na afloop is het slim om feedback te delen. Wat ging goed? Wat kan beter?
Extra inspiratie: het BOA Event
Wil je meer leren over de rol van BOA’s en hoe zij samenwerken met de politie?
Dan is het BOA Event iets voor jou. Op 6 en 7 november 2025 vindt de zesde editie plaats op de Politieacademie in Apeldoorn.
Het is dé ontmoetingsplek voor handhavers, toezichthouders en iedereen die zich verdiepen in openbare orde en veiligheid. Boordevol inspiratie, netwerkplekken en de laatste ontwikkelingen in het vakgebied. Mis niet de kans om jezelf te versterken in je vak — en direct toepasbare kennis mee naar de praktijk te nemen.
Samenvatting: doe het niet aan je hart, maar aan je planning
Informeren van politie en BOA’s is geen formaliteit — het is een essentieel onderdeel van een goed georganiseerd evenement.
Hoe eerder je begint, hoe beter je kunt samenwerken. En hoe beter je samenwerkt, hoe veiliger en plezieriger jouw evenement wordt.
Dus: neem vandaag nog contact op. Jouw toekomstige versie (en je bezoekers) zullen je dankbaar zijn.